Ja, als zzp’er kun je je telefoon vaak zakelijk aftrekken. Of je de kosten volledig of gedeeltelijk mag aftrekken, hangt af van hoeveel je de telefoon gebruikt voor je onderneming en of er sprake is van privégebruik. Een telefoon is voor veel ondernemers een onmisbaar hulpmiddel. Je belt klanten, verstuurt e-mails, beheert afspraken en gebruikt apps voor je administratie of boekhouding. Daarom vragen veel zzp’ers zich af: mag ik mijn telefoon zakelijk opvoeren bij de Belastingdienst? Het antwoord is meestal ja. Wel gelden er verschillende regels voor ondernemers die een aparte zakelijke telefoon hebben en ondernemers die één toestel gebruiken voor zowel zakelijke als privédoeleinden. In dit artikel van Peter Brink lees je precies hoe het werkt. Wanneer is een telefoon zakelijk aftrekbaar? De Belastingdienst kijkt vooral naar het gebruik van de telefoon. Is de telefoon noodzakelijk voor je onderneming? Dan mogen de zakelijke kosten meestal als bedrijfskosten worden verwerkt. Voorbeelden van zakelijk gebruik zijn:

• Contact met klanten en leveranciers
• E-mailverkeer
• Online vergaderingen
• Boekhoudapps gebruiken
• Agenda- en planningssoftware
• Zakelijke social media beheren
• Facturatie en administratie

Hoe groter het zakelijke gebruik, hoe meer kosten je doorgaans kunt aftrekken. Een aparte zakelijke telefoon Veel zzp’ers kiezen voor een aparte zakelijke telefoon met een eigen zakelijk telefoonnummer. Dit maakt de administratie overzichtelijk en voorkomt discussies over privégebruik. Wanneer je de telefoon vrijwel volledig zakelijk gebruikt, zijn de volgende kosten meestal aftrekbaar:

• Aanschaf van de telefoon
• Telefoonabonnement
• Belkosten
• Datakosten
• Reparaties
• Zakelijke apps en software
• Accessoires zoals een headset of oplader

Daarnaast kun je als btw-plichtige ondernemer vaak ook de betaalde btw terugvragen. Eén telefoon voor zakelijk en privé gebruik Niet iedere ondernemer heeft twee telefoons. Veel zzp’ers gebruiken één smartphone voor zowel zakelijke als privédoeleinden. In dat geval mag je alleen het zakelijke deel van de kosten aftrekken. Stel dat je de telefoon ongeveer: 70% zakelijk gebruikt 30% privé gebruikt Dan kun je doorgaans ook 70% van de kosten als zakelijke kosten verwerken. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• Maandelijkse abonnementskosten
• Aanschafkosten
• Reparatiekosten
• Databundels
• Zakelijke apps

Het is verstandig om een realistische verdeling te maken die je kunt onderbouwen wanneer de Belastingdienst hiernaar vraagt. Mag ik de aanschaf van mijn telefoon aftrekken? Ja, de aanschaf van een zakelijke telefoon is meestal aftrekbaar. De manier waarop je dit verwerkt hangt af van de aanschafwaarde van het toestel. Telefoon goedkoper dan € 450 exclusief btw Kost de telefoon minder dan € 450 exclusief btw? Dan mag je de kosten meestal direct als bedrijfskosten verwerken in je administratie. Telefoon duurder dan € 450 exclusief btw Kost de telefoon meer dan € 450 exclusief btw? Dan wordt het toestel meestal gezien als een bedrijfsmiddel. De telefoon komt dan op de balans van je onderneming te staan en moet vaak worden afgeschreven. Hoe werkt afschrijving op een telefoon? Afschrijven betekent dat je de kosten van een investering verdeelt over meerdere jaren. Voorbeeld: Je koopt een smartphone voor € 1.200 exclusief btw en gebruikt deze volledig zakelijk. Omdat het toestel meerdere jaren meegaat, verwerk je niet direct de volledige aanschafprijs als kosten. In plaats daarvan neem je jaarlijks een deel van de kosten op in je administratie. Zo sluiten de kosten beter aan bij de periode waarin je de telefoon gebruikt voor je onderneming. Is een telefoon vaste activa? Ja, een smartphone kan onder de vaste activa van je onderneming vallen. Dit is meestal het geval wanneer:

• De telefoon langer dan één jaar meegaat.
• De aanschafwaarde hoger is dan € 450 exclusief btw.
• Het toestel bedoeld is voor langdurig gebruik binnen de onderneming.

In dat geval wordt de telefoon opgenomen als bedrijfsmiddel op de balans. Kan ik de btw op mijn telefoon terugvragen? In veel gevallen wel. Wanneer je btw-plichtig bent en de telefoon zakelijk gebruikt, mag je de btw op de aanschaf en abonnementskosten meestal geheel of gedeeltelijk terugvragen. Gebruik je de telefoon volledig zakelijk? Dan kun je doorgaans alle btw terugvragen. Gebruik je de telefoon deels privé? Dan mag je alleen het zakelijke deel terugvragen. Voorbeeld Zakelijk gebruik: 80% Privégebruik: 20% Dan kun je meestal 80% van de betaalde btw als voorbelasting terugvragen. Bewaar altijd de facturen zodat je kunt aantonen hoeveel btw je hebt betaald. Telefoonabonnement zakelijk aftrekken Ook abonnementskosten zijn meestal aftrekbaar wanneer deze voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Hieronder vallen bijvoorbeeld:

• Belbundels
• Databundels
• Sim-only abonnementen
• Onbeperkte abonnementen
• Internationale zakelijke bundels

Bij gemengd gebruik geldt opnieuw dat alleen het zakelijke deel aftrekbaar is. Zakelijke apps en software Veel ondernemers gebruiken hun smartphone voor zakelijke applicaties. Denk bijvoorbeeld aan:

• Boekhoudsoftware
• CRM-systemen
• Cloudopslag
• Projectmanagementsoftware
• Videobelprogramma's
• Planningsapps

Wanneer deze apps nodig zijn voor je onderneming, zijn de kosten doorgaans aftrekbare bedrijfskosten. Wat als ik vanuit huis werk? Ook wanneer je voornamelijk vanuit huis werkt, blijft een zakelijke telefoon meestal aftrekbaar. De Belastingdienst kijkt namelijk niet naar de locatie waar je werkt, maar naar het zakelijke gebruik van het toestel. Gebruik je de telefoon voor klantcontact, planning of andere bedrijfsactiviteiten? Dan kunnen de kosten doorgaans als zakelijke kosten worden verwerkt. Veelgemaakte fouten bij zakelijke telefoons Veel zzp’ers maken fouten bij het verwerken van telefoonkosten. De meest voorkomende fouten zijn:

• Privékosten volledig zakelijk opvoeren
• Geen facturen bewaren
• Geen onderscheid maken tussen privé en zakelijk gebruik
• Alle btw terugvragen terwijl sprake is van privégebruik
• Geen administratie bijhouden van abonnementen en toestellen

Door deze fouten te voorkomen houd je je administratie correct en overzichtelijk. Tips voor zzp’ers Om problemen met de Belastingdienst te voorkomen kun je het beste:

• Een apart zakelijk telefoonnummer gebruiken
• Facturen digitaal bewaren
• Zakelijke en privé-uitgaven scheiden
• Regelmatig je administratie bijwerken
• Een realistische verdeling maken bij gemengd gebruik

Hierdoor kun je eenvoudiger aantonen welke kosten zakelijk zijn. Conclusie Ja, als zzp’er kun je je telefoon meestal zakelijk aftrekken. Zowel de aanschaf van het toestel als abonnementskosten, reparaties en zakelijke apps kunnen onder voorwaarden als bedrijfskosten worden verwerkt. Gebruik je de telefoon volledig zakelijk, dan zijn de fiscale voordelen doorgaans het grootst. Gebruik je één toestel voor privé en zakelijk gebruik, dan mag je meestal alleen het zakelijke deel aftrekken. Door je telefoonkosten correct te verwerken, de btw goed bij te houden en facturen te bewaren, profiteer je optimaal van de fiscale mogelijkheden die beschikbaar zijn voor ondernemers. Veelgestelde vragen Mag ik mijn telefoon volledig zakelijk aftrekken? Ja, wanneer je de telefoon vrijwel uitsluitend zakelijk gebruikt, kun je de kosten meestal volledig zakelijk verwerken. Kan ik de btw op mijn telefoon terugvragen? Ja, als je btw-plichtig bent mag je doorgaans de btw terugvragen voor het zakelijke deel van het gebruik. Moet ik mijn telefoon afschrijven? Dat hangt af van de aanschafwaarde. Bij een telefoon van meer dan € 450 exclusief btw is afschrijving vaak van toepassing. Zijn abonnementskosten aftrekbaar? Ja, zakelijke telefoonabonnementen zijn doorgaans aftrekbare bedrijfskosten. Mag ik één telefoon gebruiken voor privé en zakelijk? Ja, maar je mag dan meestal alleen het zakelijke deel van de kosten en btw aftrekken. Zijn zakelijke apps aftrekbaar? Ja, apps en software die je gebruikt voor je onderneming zijn meestal aftrekbare kosten.